Begäran om allmän handling

I regionarkivet förvaras äldre handlingar från hela Region Gävleborgs, och tidigare Gävleborgs landstings, verksamheter.

Regionarkivet omfattar bland annat:

  • protokoll från fullmäktige- och nämndsammanträden
  • betyg och intyg från vårdskolor och folkhögskolor
  • ritningar och kartor över länets olika fastigheter
  • diarieförda handlingar
  • barnhemshandlingar
  • personalakter
  • patientjournaler

Dessa dokument som är upprättade i offentlig verksamhet och som Region Gävleborg enligt lag är skyldig att bevara och tillgängliggöra kallas allmänna handlingar.

Begäran om allmän handling

Du som är intresserad av att få tillgång till arkivhandlingar är välkommen att kontakta regionarkivet. Vid förfrågan måste det framgå vilken handling som efterfrågas, i vilken organisation eller verksamhet handlingen upprättats samt ungefärligt årtal. Ju större precision i frågan, desto snabbare och säkrare kan regionarkivet handlägga ditt ärende. Handlingar eller delar av handlingar kan omfattas av sekretess, vilket regleras i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Om den efterfrågade handlingen eller delar därav på grund av sekretess inte kan lämnas ut kommer detta meddelas.

Mer information

Enligt Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) 25kap. 1§ omfattas vårduppgifter av sekretess i 70 år. Uppgift kan dock lämnas ut om det står klart att uppgiften kan röjas utan att någon enskild lider skada eller men. Enskild har rätt att ta del av uppgifter rörande sig själv, men journalerna genomgår alltid en sekretessbedömning innan utlämnande.

Du som önskar utdrag ur patientjournal vänder dig i första hand till Journalutlämningen, som kan nås på 026-15 43 58 tisdagar och torsdagar 9.00-11.00 alternativt via 1177 Vårdguiden. De journaler som finns på regionarkivet avser i huvudsak avlidna patienter och patientjournaler från nedlagda verksamheter.

På grund av sjukvårdens organisatoriska uppbyggnad och dess förändringar över tid, är det av vikt att det framgår vid kontakt med regionarkivet i journalärenden vilken vårdenhet, såsom klinik eller hälsocentral, samt eventuell tidsperiod begäran gäller. Detta underlättar samt påskyndar vår handläggning av ditt ärende.

Begäran om annan persons eller anhörigs journal

I de fall begäran avser annan persons journal kräver regionarkivet att i första hand se fullmakt från vederbörande som styrker att beställaren får rätt att begära ut en viss journal. I de fall det gäller avliden persons journal efterfrågar regionarkivet släktskapsintyg eller släktutredning samt eventuellt fullmakt från närmsta närstående. Släktskapsintyg och släktutredningar kan inhämtas från Riksarkivet i Härnösand, respektive Skatteverket.

Enskilda vårdgivares journaler

Önskar du utdrag ur en journal förd hos privat vårdgivare som fortfarande är aktiv eller nyligen avvecklat sin verksamhet vänder du dig i första hand till den vårdgivaren. Vårdgivaren är skyldig att tillhandahålla dessa uppgifter i 10 år, även efter konkurs eller pensionering. Regionarkivet förvarar journaler upprättade inom Region Gävleborgs verksamheter, men även enstaka privata vårdgivares journaler efter överenskommelse eller IVO-beslut. Är du osäker på om regionarkivet övertagit patientjournaler från en specifik enskild vårdgivare, kontakta regionarkivet.

Blanketter för journalrekvisitioner

Blankett - begäran om journalkopior (pdf)

Blanktett - fullmakt för begäran om sekretessbelagda handlingar (pdf)

Dessa skrivs ut och skickas till Region Gävleborg, regionarkivet, 801 88 Gävle. Det går även att begära ut journal över telefon eller e-post. Utlämning av journaluppgifter genomgår alltid först en sekretessprövning, och om utlämning sker så sker det via brev till folkbokföringsadressen. Regionarkivet lämnar inte ut personuppgifter eller uppgifter som omfattas av sekretess via e-post eller telefon.

Regionarkivet bistår gärna släktforskare med tillgång till handlingar. Dock finns inte möjlighet att bedriva arkivforskning åt enskilds räkning, varför släktforskare bes att vara så specifika som möjligt i sina förfrågningar. I de fall släktforskarförfrågan berör journal för avliden person, se information ovan gällande begäran om annan persons journal.

Uppgift om vilka vaccinationer man fick som barn finns införda i barnets BVC-journal, vilken upprättas strax efter födelsen och sedan följer med barnet till grundskolan. Vaccinationer som gjorts av skolsköterskan under skolgången står dock i skolhälsovårdsjournalen, som arkiveras av kommunarkivet för den kommun där eleven gick i skola.

Vaccinationer som gjorts utanför barnhälsovården och skolans försorg står dock i journal förd hos den vårdenhet som utförde vaccinationen, oavsett om det är hälsocentral, klinik eller privat vårdgivare. Önskas uppgift om vilka vaccinationer du fått som barn är du välkommen att kontakta regionarkivet, eller den region eller det landsting där du föddes, då BVC-journaler återsänds till det landsting där patienten är född eller där journalen upprättats. I övriga fall gäller samma förfarande som beskrivs ovan under rubriken Journaler.

BVC-journalerna upprättas på barnavårdscentralerna och lånas sedan ut till skolsköterskorna, vars uppgift är att fylla i uppgifter om vaccinationer. När eleven går ut grundskolan ska skolsköterskorna lämna över BVC-journalerna till regionarkivet för arkivering. Vad gällande skolhälsovårdsjournalen ska den skickas till kommunarkivet för den kommun där eleven gick i grundskolan.

För skolsköterskor

BVC-journaler levereras till regionarkivet när eleven går ut grundskolan och skolsköterskan är den som ansvarar för att så sker. Till leveransen ska bifogas uppgift om levererande skola och kontaktuppgifter till ansvarig skolsköterska. Regionarkivet ser gärna att leveransen åtföljs av en förteckning på vilka journaler leveransen innehåller, samt att journalerna i möjligaste mån är rensade på gem och plastfickor.