Chefssekreterare till verksamhetsområde Specialmedicin (vikariat)

Specialmedicin har i uppdrag att erbjuda befolkningen i Gävleborgs län akut och planerad specialistsjukvård. Uppdraget omfattar både öppen- och slutenvård samt rehabilitering. Inom verksamhetsområdet ingår infektion, hud, neurologi, reumatologi, geriatrik, medicinsk rehabilitering samt asyl- och migranthälsa. Vi är idag cirka 300 medarbetare inom ett brett spektrum av yrkesprofessioner.

Nu söker vi en vikarierande chefssekreterare som vill ha en viktig roll i att stödja och underlätta det administrativa arbetet för verksamhetens ledning.

Arbetsuppgifter

Som chefssekreterare inom verksamhetsområde Specialmedicin ingår du i verksamhetens stab och arbetar i nära samarbete med verksamhetschef, vårdenhetschefer och kvalitetssamordnare. Du ansvarar även för chefssekreterarfunktionen vid infektionsmottagningen.

I rollen har du en central samordnande funktion där du bidrar till struktur, planering och framförhållning i verksamheten. Du har också en samordnande roll gentemot övriga chefssekreterare på enheterna.
Du är ett viktigt administrativt stöd i verksamhetens löpande arbete med planering, utveckling och uppföljning. Arbetet innebär bland annat att administrera ledningsgrupper, månads- och enhetsuppföljningar samt årsplanering. Du samordnar möten och kallelser, tar fram underlag, skriver minnesanteckningar och följer upp överenskommelser och aktiviteter.

En del av arbetet består av administration i regionens olika IT-system. Det omfattar bland annat HR-administration såsom anställnings- och avgångsrapporter, personalrapportering, schemahantering samt sjuk- och friskregistrering. Inom ekonomiområdet arbetar du med fakturagranskning, hantering och kontering samt interna och externa debiteringar. Du är även behjälplig med dokumenthantering och arkivering.

Som chefssekreterare hos oss kommer du bland annat att
• vara ett administrativt stöd till verksamhetschef och vårdenhetschefer genom att bidra till struktur, planering och framförhållning i deras arbete
• planera och samordna möten, inklusive bokningar, kallelser, agendor, protokoll och uppföljning
• administrera och bevaka kalendrar samt hantera bokningar av exempelvis resor, konferenser och andra arrangemang
• sammanställa och administrera underlag, rapporter och presentationer
• arbeta i och ge administrativt stöd i verksamhetens olika IT-system
• hantera övrig administration såsom beställningar, fakturagranskning, inkommande ärenden och praktiska frågor kring exempelvis introduktion av nya chefer och medarbetare.

Hos oss får du
• en introduktion till arbetet och en trygg arbetsgrupp
• en central roll nära verksamhetens ledning, med många kontaktytor
• möjlighet att skapa struktur och bidra till verksamhetens fortsatta utveckling.

Vi bryr oss om dig som medarbetare! Läs mer om våra förmåner: https://www.regiongavleborg.se/jobb-och-utbildning/jobba-i-region-gavleborg/dina-formaner/

Kvalifikationer

Vi söker dig som är initiativtagande och strukturerad, med förmåga att planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du har lätt för att prioritera och kan snabbt ställa om när förutsättningarna förändras.

Eftersom rollen innebär många kontaktytor är det viktigt att du har god samarbetsförmåga och är bra på att skapa och utveckla relationer. Du inger förtroende och tillit och har förmåga att hantera olika frågor med integritet.

För tjänsten krävs att du har
• gymnasial utbildning
• arbetslivserfarenhet från område som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av arbete som chefssekreterare och/eller erfarenhet av arbete inom hälso- och sjukvård. Det är även meriterande om du har praktisk erfarenhet av att arbeta i systemen Agresso, Proceedo, Platina dokumenthantering och Cyklop.

Tjänsten är ett föräldravikariat med en beräknad varaktighet på cirka ett år.

Vid behov kan tester komma att användas som en del av urvalsprocessen.