Gå till sidans huvudinnehåll
  1. Företagshälsa Region Gävleborg
  2. Arbetsmiljö
  3. Aktuellt arbetsmiljö
  4. Kom ihåg arbetsmiljön vid införande av nya digitala system

Kom ihåg arbetsmiljön vid införande av nya digitala system

Ny teknik kan orsaka teknikstress, särskilt för de som arbetar stora delar av dagen med digitala system eller använder flera system samtidigt. Därför är det viktigt att tänka på arbetsmiljön från början och att investera tid i en välplanerad process.

Så här förbereder ni införandet av nya digitala system

Processen för införande av nya digitala system består av 80 % planering och 20 % implementering. En noggrann planering ökar chanserna för att systemet stöder verksamheten på ett hållbart sätt.

  1. Syfte och mål. Definiera vad det nya systemet ska uppnå. Vilka problem ska det lösa och hur ska det stärka verksamheten?
  2. Behovsanalys. Identifiera vilka funktioner systemet behöver ha och vilka som ska använda det. Detta hjälper er att säkerställa att systemet blir ett stöd i arbetet.
  3. Kravspecifikation. Formulera systemkraven. Är systemet GDPR-godkänt?  Finns det andra lagar som ställer krav på systemet? Behöver det kommunicera med andra system? Finns det stöd för uppdateringar och support?
  4. Förstudie. Gör en grundlig genomgång av arbetsprocesser och medarbetarnas kunskapsnivå. Utvärdera om specifika grupper behöver extra utbildning. Behöver arbetssätt och rutiner ändras för att anpassas till det nya systemet? Använd gärna en riskbedömningsmall för att identifiera eventuella utmaningar. 
  5. Implementeringsplan. Skapa en tydlig och tidsatt plan för själva implementeringen, där bland annat dessa frågor besvaras:
    • Vem leder processen? 
    • Var börjar ni? 
    • Vilka behöver utbildning och i vilken omfattning? 
    • Hur kommuniceras eventuella avvikelser till medarbetarna? 
    • Det är viktigt att hela gruppen förstår syftet med det nya systemet och känner sig inkluderade i förändringen.
  6. Pilotgrupp. En pilotgrupp är ett bra första steg för att identifiera och åtgärda tidiga problem. Vad kan ni lära er från piloten inför en bredare implementering?
  7. Utvärdering och uppföljning. Efter implementeringen, utvärdera systemets funktion och om mer utbildning behövs. Vad gick bra och vad kan förbättras?

Som arbetsgivare i en digital verklighet kan du:

  • Skapa dialog kring hur digitala system påverkar arbetet.
  • Fördjupa din egen kunskap om att förebygga stress och att skapa social gemenskap. 
  • Sätta tydliga, rimliga gränser för arbetsbelastning och låta behov styra valet av nya system. 
  • Samverka med dina anställda för att skapa en bra arbetsmiljö.