<< Tillbaka till listan över lediga jobb

Registrator till Enheten för informationsförvaltning

Enhet för informationsförvaltning består av centraldiariet och regionarkivet, med uppdrag att stödja regionens verksamheter i frågor rörande dokumenthantering, arkivering och registrering av verksamhetsinformation. Enheten har en viktig roll i digitaliseringen av regionens informationshantering och bidrar till den utvecklingen.

Att hantera verksamhetsinformation ingår i varje organisations aktiviteter, processer och system. En stor del av det praktiska informationsförvaltningsarbetet sker därför i samtliga av regionens verksamheter, vilket innebär att samarbete och samverkan är centralt för att lyckas med det stödjande uppdraget. Enheten deltar också i det normerande arbetet inom sitt område.

Enheten för informationsförvaltning utgör tillsammans med Kanslienheten och Fackliga enheten Region Gävleborgs Kansliavdelning. Kansliavdelningen är organisatoriskt placerad i Stabsförvaltningen, tillsammans med avdelningarna för juridik, miljö, säkerhet, hälsoval, internkontroll och projekt. Stabens övergripande uppdrag är att vara ett stöd för ledningen när det gäller ledning och styrning av verksamheten.

Arbetsuppgifter

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av löpande diarieföring av ärenden, hantering och inskanning av inkommande post och andra handlingar. Diarieföringen sker till stor del digitalt, men hantering av pappersdokument är fortfarande en stor del av arbetet. I arbetet ingår också bland annat att:

• Säkerställa och ta fram rutiner för registrering av allmänna handlingar
• Handlägga utlämningsärenden och göra sekretessbedömningar
• Bedöma skyddsnivåer för personuppgifter inom ramarna för registreringsprocessen
• Löpande utbilda regionens personal i ärendehantering och registrering

Enheten deltar också i regionens processorienterade informationskartläggning och ansvarar för att ta fram, utveckla och förvalta diarieplaner, processbaserad arkivredovisning och en regionövergripande klassificeringsstruktur. Som registrator på enheten förväntas du att delta i det arbetet.

Enheten ansvarar också för att uppdatera och förvalta det metadataschema som används i regionens ärendehanteringssystem.

Vidare arbetar du, tillsammans med arkivarie, med att utveckla framtida arbetssätt och processer som bidrar till den digitala utvecklingen av arkiv- och ärendehantering i Region Gävleborg.

Planerade förändringsarbeten:

Enheten befinner sig i en spännande fas, som omfattar två stora utvecklingsarbeten; övergång från fysiskt arkiv till e-arkiv, samt en samlokalisering av regionarkiv och journalarkiv och centraldiarium. Projektet kan komma att innebära ny organisering och nya arbetssätt för Regionarkivet och Centraldiariet. Det kommer också att innebära en flytt till andra lokaler.

Kvalifikationer

Miniminivå:

• Akademisk utbildning/examen inom arkiv- och informationsvetenskap, offentlig förvaltning, statsvetenskap eller annan lämplig högskoleutbildning.
• God kunskap om de lagar och förordningar som styr hanteringen av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning.
• En väl utvecklad kommunikativ förmåga, samt en god förmåga att uttrycka dig både i tal och i skrift i svenska.
• Hög it-vana med god allmänkunskap om och i olika systemmiljöer.

Meriterande:

• Erfarenhet av att arbeta som registrator med verksamhetskontakt i offentlig förvaltning.
• Erfarenhet av arbete med digitala ärendehanteringssystem.
• Erfarenhet av att ge råd och utbildning inom offentlighet- och sekretess och ärendehantering.

Arbetet ställer krav på att du är ansvarstagande, strukturerad, noggrann och systematisk. Det är mycket viktigt att du kan arbeta självständigt och kan lösa uppkomna problem. Vidare ser vi att du är serviceinriktad, har lätt att skapa kontakter, samarbeta med andra och kan ta egna initiativ.

För att lyckas i rollen behöver du ha förmåga att skapa dig en helhetssyn över en verksamhet och vara bra på att skapa goda relationer. Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Tjänsten är säkerhetsklassad.