”Idag rekryterar medarbetarna och vi chefer anställer”

- Att lägga en ny stabilare grund för en hel verksamhet och vända en negativ bemanningstrend är ingenting man åstadkommer själv. Det kräver genuint teamarbete med delaktighet, vilja och ett stort engagemang både från chefer och medarbetare, säger Peter Sund verksamhetschef för ambulans och akut verksamhet i Region Gävleborg.

På bilden syns några medarbetare som har stationen i Hudiksvall som hemstation.

Att arbeta fram hållbara förutsättningar för en stabil bemanning är ett komplext arbete som genomförs i samarbete med Vårdförbundet och Kommunal samt där vårdenhetscheferna inom ambulansen och den egna personalen bidrar stort. Inledningsvis fanns det ett missnöje och en oro över situationen inom personalgrupperna. Verksamheten var i ett läge där de hade svårt att rekrytera ny personal och att behålla den befintliga. Men arbetet har gett resultat och sedan början av året har ambulansen i Region Gävleborg varit oberoende av hyrpersonal.

Stärkt ledningsgrupp, ökad tillit och öppet klimat

En stor utmaning var att det saknades chefer på flera positioner när arbetet inleddes. Men detta innebar också en möjlighet för en verksamhet som stod inför en förändring, en chans att bygga en ledningsgrupp bestående av chefer med olika bakgrund, kompetenser och erfarenheter som skulle vara en stor styrka för ambulansen.

- Det behövs kreativitet och olika synsätt för lösa problem och hitta nya vägar. Tillsammans har vi skapat nya förutsättningar för verksamheten och ett bra klimat. Cheferna tar stöd av varandra och hjälps åt över stationsgränserna på helt annat sätt än tidigare. I dag arbetar vi mer lösningsorienterat med fokus på hela länet och har högt i tak med bra diskussioner, säger Peter.

Ett annat arbete ambulansen har gjort är att tydliggöra vilket mandat cheferna har, så att beslut kan tas där de hör hemma. Vårdenhetschefen ska kunna ta flertalet beslut direkt på plats och inte behöva vänta på från beslut från ovan. Förändringen ledde till en bättre styrning och chefer med ett större självförtroende, som är trygga med inom vilken ram de ska leda och stötta, vilket i sin tur har skapat tryggare medarbetare och även hjälper till att stärka förtroendet mellan personalen och ledningen.

- Tilliten till ledningen är i dag högre enligt medarbetarenkäten och det har utvecklats rutiner för kommunikation mellan ledning och medarbetare, säger Peter.

Medarbetarnas åsikter och behov

Att vara tillgänglig för personalen och lyssna in vad de kände och tyckte, var mycket angeläget och viktigt i förändringsarbetet. Ambulansen behövde möta sina medarbetare och få i gång en konstruktiv dialog om arbetsplatsen och trivsel. Samtidigt blev samtalen och ”inlyssningen” en kartläggning över vilka behov som fanns.

- Vi var ute på våra stationer i länet och pratade med våra medarbetare. Personalen saknade då även viss tilltro till ledningen. Man ville ha mer information från dem och få känna sig delaktiga. De var i behov av ett tydligt ledarskap, ökad trygghet och stabilitet samt att få se hållbara lösningar med framåtriktning, säger Peter.

Medarbetare rekryterar ny personal

Ambulansens verksamhet är mycket beroende av och baseras i stort på konceptutbildningar för prehospital akutsjukvård. Kontinuiteteten gällande kunskap och träning är centralt för att klara uppdraget. Så när cheferna hade tillsatts var det fokus på att få igång utbildningarna som legat nere under ett drygt halvår på grund av den akuta bemanningssituationen. Ganska direkt märktes en förändring i rekryteringen och ambulansen fick snabbt flera sökande från andra delar av landet.

- Arbete inom ambulansen är generellt attraktivt och när medarbetarna började trivas här igen, så hade det en direkt inverkan på arbetsplatsens rykte och det sprids snabbt. Man kan säga att nu rekryterar våra medarbetare ny personal och vi chefer är de som anställer dem. Det är verkligen så. De är fantastiska ambassadörer och är i mån av möjlighet med ute på mässor och berättar om hur vi arbetar här och hur yrket är, säger Peter.

Flexibel men välplanerad bemanning

- När vi skulle hitta lösningar för hållbar resursplanering tittade vi mycket på polisens modell av planering av bemanning. De har utgått ifrån var behovet finns och vi började fundera på hur vi kunde bemanna flexibelt men ändå välplanerat, säger Marita Hayden, chefssekreterare vid ambulansen och akut verksamhet inom Region Gävleborg.

Ambulansen följer hur belastningen per station ser ut i länet, kombinerat med hur responstiden per station på inkommande larm ser ut. Sedan började de bemanna med länet som helhet i fokus.

- Oftast utgår medarbetarna från sin ”hemmastation” och avslutar även dagen där. Nu är det uppskattat hos medarbetarna att ibland arbeta på annan ort och med kollegorna där. Det ger variation och nya perspektiv, säger Marita.

Marita berättar att de utgick från ett länsperspektiv för att få en jämnare belastning överallt i länet, då verksamhetsorterna har olika förutsättningar för jämn bemanning.

- Jämfört med hur det var vid starten 2016, så har vi idag en lägre veckoarbetstid än då och ingen jour. Detta har också bidragit till en mer hållbar arbetsmiljö och bemanning, säger Marita.

Starka resultat i öppna mätningar trots svåra utmaningar

Ambulansverksamhetens uppdrag var aldrig i fara under den period som var mycket turbulent - även om det var svårigheter att ha alla länets bilar ute i drift. Men den ostabila bemanningen innebar en mycket tung belastning på flera av länets stationer och en mycket stor andel hyrpersonal togs in för att kunna säkra ambulansens uppdrag.

Under 2016 uppnådde ambulansen i Region Gävleborg trots utmaningarna, höga placeringar i de nationella öppna mätningarna som görs kontinuerligt. På så kallade prio 1-larm, pendlade Region Gävleborg mellan en andra och fjärdeplats i landet. Ambulansens tillgänglighet och resultat bedöms bland annat i nationella öppna mätningar utifrån responstid och belastning per station.

  • Responstid - är tiden från när larmet inkommer till ambulansen till när bilen är på plats.
  • Belastning per station - är hur lång tid personalen är ute på uppdrag per station.

Nya arbetssätt och ny bemanningsstrategi

Antalet hyrpersonal har successivt minskat sedan start och några av de som tidigare var hyrpersonal har valt att bli anställda inom Region Gävleborg.

- Nu är det bara över sommaren som vi kommer att ta in hjälp utifrån och det är bara vissa stationsorter som kommer att vara beroende av andra, säger Peter.

Ambulansens bemanning med en hög andel hyrpersonal under förändringsarbetets start bidrog i viss mån till känslan av otrygghet för medarbetarna.

- Även om hyrpersonalen som varit i tjänst har varit mycket välfungerande och duktiga så känner arbetsgrupperna inte varandra lika bra och man har inte samma rutiner fullt ut. Så är det bara och det påverkar såklart, säger Peter.

Mer naturligt att samverka och hjälpas åt

Den stora förändringen är att medarbetarna nu jobbar på andra orter ibland och att det är naturligt att hjälpa varandra. Ambulansen är fortfarande i ett skört läge, där medarbetarna gör fantastiskt insatser varje dag.

- Nu är det en helt annan stämning och känns himla kul. Tillsammans med medarbetarna har vi lyckats skapa ett fint och öppet klimat, där många trivs och känner trygghet. Det är ett arbete som alla bidragit till och det kan vi känna oss stolta över, säger Peter Jon Larsson, vårdenhetschef vid ambulansen i Hudiksvall/Nordanstig om arbetet med att bli hyroberoende.

- Den största skillnaden jämfört med tidigare är hur vi samverkar mellan enheterna och delar med oss av våra resurser, säger Jon Larsson, vårdenhetschef vid ambulansen i Hudiksvall/Nordanstig.

Jon gick från att vara medarbetare till att bli chef under 2016 och omställningen från att ha arbetat som ambulanssjuksköterska i länet sedan 2005 har gått bra. Han berättar att den största fördelen är att han själv har arbetat med samma uppgifter som medarbetarna utför.

- Först började jag som tillförordnad vårdenhetschef och gjorde det för att jag kände ansvar för arbetsplatsen. Jag ville att det skulle bli bra och hade erfarenheten av hur vardagen i jobbet faktiskt ser ut, säger Jon.

Idag är det en bättre kontinuitet hos ledningen än tidigare då det under 2016 började flera chefer samtidigt som under tre år har arbetat ihop sig och trivs tillsammans.

- Den största skillnaden, jämfört med tidigare, är hur vi nu samverkar mellan enheterna och delar med oss av våra resurser. Bemanningen är mer flexibel och mobil idag, menar han.

Trygghet hos nyanställda

Att skapa trygghet hos nyanställda är något som ambulansen i Hudiksvall/Nordanstig arbetar mycket med och det har haft stor betydelse i arbetet mot att bli oberoende av hyrpersonal. Nyanställda får en introduktion på sex veckor, med tre veckor av teori och sedan tre veckor av praktiskt arbete där de som är nya får stort stöd, vilket skapar trygghet, både för de nyanställda och den befintliga personalen.

Det är en grupp på varje station som har handledaransvar för de som är under introduktion och för ambulansens praktikanter. Sedan roterar ansvaret mellan dessa medarbetare under olika perioder, så att de får vila från handledarskapet ibland.

- Under cirka två år jobbar vi med och ger extra stöd till våra nya sköterskor. Som chef gäller det att skapa bra förutsättningar och inte minst att stötta och uppmuntra så att de som handleder behåller glöden och orken. Att handleda är en mycket krävande och ansvarsfull uppgift, säger Jon.

Från hyrpersonal till fast anställd ambulanssjuksköterska i Gävle

– Det känns som om detta var meningen, säger Amanda Jansson. Hon är nyanställd ambulanssjuksköterska och har ända sedan hon studerande till sjuksköterska haft tankar på ambulansen som möjlig framtida arbetsplats.

Efter att ha provat på att arbeta som hyrpersonal under ett par år, är Amanda Jansson nu tillbaka som fast anställd inom Region Gävleborg. Hon är sedan januari i år nyanställd ambulanssjuksköterska och stortrivs i sin nya roll och på arbetsplatsen. Mer erfaren, ser Amanda idag fler fördelar med att tillhöra den fasta personalen än hon gjorde tidigare.

När Amanda 2014 var färdigutbildad sjuksköterska tog hon anställning på kirurgen i Gävle. Där trivdes hon och fick jättebra erfarenheter, men kände efter några år att hon ville prova på något nytt.

- Jag blev tipsad om ett jobb som hyrsjuksköterska 2017 och tänkte att ”detta blir ett bra sätt för mig att få prova på olika verksamheter och arbetsplatser”. En annan del var att jag även ville prova på att bo och arbeta på en annan ort än Gävle, säger Amanda.

Amanda började som hyrsjuksköterska på Karolinska sjukhuset och har sedan dess varit uthyrd till flera olika sjukhus och verksamheter. Att arbeta som hyrpersonal kräver att man är flexibel och självständig då man inte får samma förutsättningar att göra jobbet som de fast anställda. Och till slut ledsnade Amanda på rollen, då det blev slitsamt att sakna viss trygghet, fördjupning, kontinuitet och mer bestående arbetskamrater.

- Men, man får se mycket och får till viss del mycket erfarenhet. Men att ”få landa i en roll” och växa in i både rollen och uppgifterna är svårare. Man är ofta mer utsatt, säger Amanda. Redan under studietiden till sjuksköterska, hade Amanda lite tankar på arbete inom ambulanssjukvård. Men ville också skaffa sig lite erfarenhet och prova på saker längs vägen.

- Nu känns det så himla bra och att detta var meningen på något sätt. Jag såg en annons om att Region Gävleborg sökte nya medarbetare och tvekade inte att söka. Jag längtade dessutom hem till Gävle, så detta kunde inte ha blivit bättre, säger Amanda.

Hon ser idag många fördelar med att vara fast anställd om det är på en välfungerande arbetsplats. Till exempel får man som fast anställd mer information och deltar på APT-möten, det är inte självklart på alla arbetsplatser om man är inhyrd. På ambulansen finns exempelvis informationsmöten, APT-möten och veckobrev.

- Information om helheten är viktigt att få ta del av som medarbetare. Jag upplever också att man blir mer inkluderad i personalgruppen och får mycket bättre möjligheter till fortbildning och utbildning. Framför allt känner jag en trygghet i att jag kliver i en roll och till en arbetsplats som jag verkligen kan satsa på långsiktigt, säger Amanda.

Amanda blev anställd den 21 januari i år och avslutade nyligen sin introduktion på sex veckor.

- Det känns verkligen jättebra och så himla roligt. 2019 kommer sannerligen bli ett mycket spännande år för mig, säger en mycket glad och förväntansfull Amanda.

Vi hoppas du kommer trivas Amanda - välkommen till Region Gävleborg!