Att ansöka – steg för steg

Sociala investeringar kan sägas vara ett nytt arbetssätt. Arbetssättet består av sex olika steg, så kallade komponenter:

  1. Tvärsektoriella analyser av behov
  2. Strategiskt val av insatser som kan bidra till förbättrade resultat
  3. Utformning av satsning och bedömning av effekter
  4. Genomförande och löpande stöd/uppföljning
  5. Effektutvärdering och ekonomiska beräkningar
  6. Implementering och uppskalning av lyckade satsningar

Vi följer dessa steg även i ansökningsprocessen av sociala investeringsmedel, stegen för ansökan beskrivs nedan.

(Klicka på bilden för att se den i större format)

Steg 1 - Behovsanalys

Ansökningsprocessen ska inledas med en behovsanalys som förtydligar och styrker behovet av den sociala investeringen. Behov kan identifieras i lägesbeskrivningar i till exempel nationella, regionala eller lokala rapporter. Behov kan även identifieras utifrån erfarenheter i verksamheten. Efter att behov identifierats är det viktigt att djupare analysera hur omfattande behovet är, vilka orsaker som finns till behovet, vilka konsekvenser behovet ger och i vilken målgrupp är behovet som störst?

Det är viktigt att alla samverkande parter deltar i behovsanalysen och att delar uppfattning om det behov som insatsen ska förebygga.

Samordnaren samt stödgruppen kan vara behjälplig vid behovsanalys. Använd gärna stödmaterialet nedan: Stöd vid behovsanalys (pdf)

Steg 2 – Val av insats och idéprövning

Utifrån behovsanalysen kan en lämplig målgrupp identifieras och val av insats göras. Det är behovet och målgruppen som ska styra vilken insats som ska väljas. 

I det här skedet rekommenderas sökande ta kontakt med samordnaren för sociala investeringsmedel för att pröva sin idé om social investering mot riktlinjernas kriterier. Vid idéprövningen ska sökande kortfattat beskriva:

  • Behovet som är utgångspunkten för idén (behovsanalysen)
  • Definierad och tydligt avgränsad målgrupp
  • Insatsens innehåll: de metoder eller arbetssätt som ska användas
  • Vilka verksamheter som ingår i, och/eller som bedöms beröras av, insatsen
  • Vilka effekter som insatsen förväntas resultera i

Samordnaren prövar om er idé uppfyller satta kriterier och ger tips och hjälp som förberedelse för ansökningsarbetet. Använd mallen nedan: Idébeskrivningsformulär (Word)

Steg 3 – Utformning av satsning och formulering av ansökan

Skriva ansökan

Att skriva ansökan är ett sätt att planera och förbereda det kommande arbetet: genomförandet av insatsen, uppföljningen och utvärderingen samt implementering.

Det är i detta skede som ni utformar vad insatsen ska uppnå, vilka den ska rikta sig till, vad den ska innehålla, hur den ska gå till, vilka som ska delta osv.

Arbetet med att skriva ansökan bör göras gemensamt av sökande verksamheter, exempelvis genom att en arbetsgrupp med representanter från alla sökande verksamheter skapas.

Tillsammans formulerar och konkretiserar arbetsgruppen hur insatsen ska utformas, hur den ska genomföras och beskriver vilka effekter som förväntas och hur dessa förhåller sig till tidigare forskning eller erfarenheter.

Att utforma sin satsning tar tid. Tänk därför på att börja i tid och använd gärna samordnaren och stödgrupp som bollplank och hjälp på vägen. 

Samhällsekonomisk bedömning

Ansökan ska innehålla en samhällsekonomisk bedömning. Det görs genom att identifiera vilka effekter som insatsen förväntas ge, och värdera dessa. Om insatsen till exempel bedöms ge minskat behov av extra stödinsatser i grundskolan och färre elever som går om grundskolan ska dessa effekter värderas utifrån vad stödinsatser i grundskolan kostar och vad varje elev som går om grundskolan kostar. Stöd finns att få från stödgrupp och i form av stödmaterial. Se sidan ”Stöd och hjälp”.

Plan för uppföljning och utvärdering

För att möjliggöra uppföljning och utvärdering ska det redan i ansökan finnas en plan för detta. I bilagan Uppföljnings- och utvärderingsschema ska det fyllas i vilka resultat som ska nås, vilka aktiviteter som ska göras för att nå dessa resultat, samt hur och när dessa aktiviteter och resultat ska mätas. Uppföljnings- och utvärderingsschemat fylls med fördel i samarbete med stödgruppen: Uppföljnings- och utvärderingsschema (xls)

Upprätta budget

Till ansökan ska också en budget upprättas. Budget utgår från insatsens planerade aktiviteter. Börja därför med att fundera över vilka aktiviteter som kan tänkas ingå i er insats. Vad behöver ni genomföra för att lyckas med er insats? Vem ska genomföra detta? Vilka ska delta? När ska aktiviteterna genomföras? Det kan vara till stort stöd att göra en aktivitetsplan för hela insatsen.

När ni känner att ni har en klar bild över vilka aktiviteter som ska ingå i insatsen är det dags att fundera över vad de kan tänkas kosta. Till stöd för beräkning av kostnaderna finns ett beräkningsunderlag frivilligt att använda.

I bilagan Budget lägger ni in era planerade aktiviteter, samt beräknade kostnader per aktivitet, fördelat på de tidsperioder som finns fördefinierade i budgeten. Detta är varför det är viktigt att ha tänkt igenom alla sina aktiviteter samt tidsplan för dem innan budgetarbetet påbörjas.

I budgeten ska kostnaderna fördelas på kostnadsslag. Detta kan i vissa fall betyda att en aktivitet måste fördelas under flera kostnadsslag då delaktiviteterna kan vara av olika slag: t.ex. om det förekommer resor i samband med en utbildning. Kostnader för resa ska då läggas in under kostnadsslaget Resor och logi, inte under samma kostnadsslag som huvudaktiviteten. Kostnaderna bör även fördelas på de olika verksamheterna för att ytterligare visa på hur samarbetet är tänkt.

I budgeten ska även medfinansiering anges. Det budgeterade stödet från de sociala investeringsmedlen beräknas automatiskt i mallen men får högst uppgå till 50 %. Det får inte heller överstiga 500 000 kr per kalenderår. Medfinansieringen i budgeten ska styrkas med medfinansieringsintyg. Varje aktör ska lämna ett intyg.

Mall för budget, intyg för medfinansiering samt stödmaterial i form av beräkningsunderlag och mall för aktivitetsplan hittar ni på sidan ”Stöd och hjälp”.

Bedömning och beslut

Ansökan om sociala investeringsmedel ska undertecknas av behörig chef hos respektive sökande och skickas till samordnaren för de sociala investeringsmedlen.

Förutom att kriterierna för sociala investeringar ska vara uppfyllda finns ett antal bedömningsgrunder som ligger till grund för beslutet. Bedömningsgrunder är t.ex. förutsättningar för genomförande, förutsättningar för implementering och hur social hållbarhet har integrerats i satsningen. Läs mer om detta i avsnitt 6.4. och ta del av stödmaterial på sidan Stöd och hjälp.

Samordnaren bereder inkomna ansökningar och gör tillsammans med stödgruppen en första bedömning utifrån kriterier och prioritering utifrån bedömningsmall. Beslut om vilka ansökningar som ska tilldelas medel tas sedan av Hållbarhetsdirektören och styrgruppen för sociala investeringsmedel.

När en ansökan bifallits sociala investeringsmedel skrivs ett avtal mellan Region Gävleborg och de sökande. Avtalet baseras på ansökan och innehåller också beskrivning av hur medel ska rekvireras, utbetalas och redovisas. Sökande ansvarar sedan för insatsens genomförande utifrån avtal.