Skicka e-faktura

Från den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp till följd av LOU, LUF, LUFS och LUK i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt en ny standard (PEPPOL BIS BILLING). Observera att PDF inte är ett godkänt format.

Undantag från att skicka e-faktura till Region Gävleborg är e-faktura som skulle innebära risk för:

  1. röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller
  2. skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet.

Fakturor med innehåll enligt ovan skickas som pappersfaktura, se nedan.

Region Gävleborg ser främst att du skickar fakturan i elektroniskt format. I första hand ska du överföra den via PEPPOL.

 

 

Faktura

Region Gävleborg är ansluten till PEPPOL-nätverket och tar helst emot elektroniska fakturor den vägen. Den elektroniska adress i PEPPOL är 0007:2321000198.

Ett annat alternativ är att använda Region Gävleborgs VAN-tjänst, Visma. Visma Proceedo samarbetar med ett antal operatörer som kan leverera passande alternativ för leverantörens företag att skicka e-faktura till Region Gävleborg. I nuläget ingår följande operatörer i Standardkanalen: Inexchange, Pagero, Crediflow, Lexmark Expert Systems (Fakturaportalen), Visma SPCS, Swedbank, TietoEnator, Basware, BGC (SEB, Handelsbanken, Danske Bank), Evry.

GLN-nummer: 7332761100006
GLN-nummer: 7332761100013

Det finns även andra sätt att skicka elektroniska fakturor på. Du kan själv registrera e-fakturan i Region Gävleborgs fakturaportal, Visma Proceedo Supplier Center™. Kontakta inkop@regiongavleborg.se, så bjuds du in som leverantör för att ansluta dig som användare. Ange ditt organisationsnummer, företagsnamn samt mailadress till kontaktperson. Kontaktpersonen får sedan ett mejl från Visma Proceedo med en länk med instruktioner för hur man registrerar sig i portalen.

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Fakturan ska helst skickas i elektroniskt format. Om du har ett avtal med Region Gävleborg som är tecknat före 1 april 2019 och som inte ställer krav på e-faktura, kan pappersfakturor alternativt PDF även fortsättningsvis användas. Fakturor som omfattas av sekretess får endast skickas som pappersfakturor och inte som PDF.

Faktureringsadress:

Region Gävleborg
Ekonomiservice
826 82 Söderhamn

Referensen ska du få från beställaren på Region Gävleborg. Om beställaren inte uppger referensen måste ni begära detta.

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält.

Om det finns ett LGX ordernummer (ex LGX999999999, beställning som har utförts i Region Gävleborgs:s inköpssystem Proceedo) ska denna anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan (orderreferens). Beställarens namn ska anges i fältet ”Er referens”.

Om LGX ordernummer saknas ska fakturan alltid innehålla ett femsiffrigt kostnadsställe som läggs i fältet ”Er referens”, exempel 12345. Beställarens namn ska också finnas med fakturan.

Kontakta oss

Leverantorsfakturor@regiongavleborg.se eller 0270-77600